วิธีเขียนแผนธุรกิจให้มีประสิทธิภาพอย่างมืออาชีพ
เรียบเรียงโดย ธีรพงศ์ ประดิษฐ์กุล
แผนธุรกิจ (Business Plan) เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับผู้ประกอบการที่ริเริ่มก่อตั้งกิจการ แผนนี้เป็นผลสรุปหรือผลรวมแห่งกระบวนการคิดพิจารณาและการตัดสินใจที่จะเปลี่ยนความคิดของผู้ประกอบการออกมาเป็นโอกาสทางธุรกิจ มีผู้เปรียบเทียบว่าแผนธุรกิจเปรียบเสมือนแผนที่ในการเดินทางที่จะชี้แนะ ขั้นตอนต่าง ๆ ในกระบวนการก่อตั้งกิจการ โดยแผนที่ที่ดีให้รายละเอียดถนนหนทาง และทิศทางที่ชัดเจนเช่นไร แผนธุรกิจที่ดีก็ย่อมให้รายละเอียดอย่างเพียงพอทั้งเรื่องของการตลาด การแข่งขัน กลยุทธ์ในการดำเนินธุรกิจ การคาดคะเนทางการเงิน ซึ่งจะชี้นำผู้ประกอบการไปสู่ความสำเร็จหรือชี้ให้เห็นถึงจุดอ่อนและข้อควรระวังด้วยเช่นกัน
ทำไมต้องเขียนแผนธุรกิจ?
เหตุผลสำคัญที่ต้องเขียนแผนธุรกิจ คือ การยกระดับสถานะด้านการเงินสำหรับผู้ที่เริ่มต้นธุรกิจ หากปราศจากแผนธุรกิจที่ดีรับรองได้เลยว่าจะไม่มีธนาคาร นักลงทุน หรือบริษัทหลักทรัพย์ใดกล้าจะให้เงินคุณเพื่อนำไปใช้เริ่มต้นธุรกิจ ทั้งนี้ แผนธุรกิจไม่ได้มีไว้เพื่อสร้างความประทับใจแก่ผู้ปล่อยกู้เท่านั้น แต่ยังเป็นสิ่งที่การันตีได้ด้วยว่าผู้ประกอบการจะสามารถพัฒนาแนวความคิดและแผนการดำเนินการในอนาคตได้อย่างไร บ่งบอกได้ว่าทีมงานและพันธมิตรให้การยอมรับในจุดประสงค์และเป้าหมายเดียวกันหรือไม่ ทั้งยังเป็นตัวแทนในการสื่อสารถึงกันเกี่ยวกับการจำแนกความรับผิดชอบ กลวิธีการดำเนินการที่ทำให้ธุรกิจไปถึงเป้าหมายในลักษณะของการได้รับผลตอบแทนที่น่าพอใจกลับมาโดยมีความเสี่ยงน้อยที่สุด
เตรียมการสำหรับทำแผนธุรกิจ
ก่อนที่จะเริ่มต้นลงมือในธุรกิจที่วางแผนไว้ซึ่งหมายรวมถึงการร่างแผนธุรกิจขึ้นมา จะต้องมีการรวบรวมข้อมูลสำคัญที่จำเป็นสำหรับการเขียนแผนธุรกิจ โดยหนทางที่ง่ายที่สุด คือ การหาข้อมูลจากแหล่งข้อมูลทุติยภูมิต่าง ๆ ได้แก่ รายงานจากภาครัฐ ข่าวธุรกิจทางหน้าหนังสือพิมพ์และสื่อโทรทัศน์ ข้อมูลและทิศทางธุรกิจจากเว็บไซต์หรือโบรชัวร์ของบริษัทต่าง ๆ เป็นต้น ซึ่งข้อมูลที่ได้เหล่านี้เป็นส่วนสำคัญสำหรับประกอบการตัดสินใจว่าธุรกิจที่ฝันไว้จะมีขนาดใหญ่หรือเล็ก มีช่องทางในการทำธุรกิจอย่างไร แนวโน้มตลาดของสินค้าและบริการนั้น ๆ เป็นอย่างไร รวมทั้งมีช่องว่างให้ผู้ประกอบการรายใหม่ก้าวไปเป็นผู้นำในตลาดได้หรือไม่ เป็นต้น อย่างไรก็ตาม ผู้ประกอบการสามารถหาข้อมูลที่มีรายละเอียดเฉพาะลึกลงไปได้จากแหล่งข้อมูลขั้นปฐมภูมิ โดยใช้กลวิธีในการรวบรวมข้อมูลดังนี้ การสำรวจทางโทรศัพท์เป็นวิธีที่สะดวกและรวดเร็วที่สุด แต่ก็ใช้เวลาและค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง การใช้แบบสอบถามซึ่งสามารถได้รับข้อมูลคุณภาพ แต่อาจไม่กระจ่างชัดนัก เนื่องจากเป็นการสื่อสารทางเดียว การโฟกัสกลุ่มลูกค้าเป้าหมายเพื่อสอบถามถึงความต้องการ ปัญหา และความคาดหวังในสินค้าและบริการที่กำลังจะนำเสนอ โดยเมื่อรวบรวมข้อมูลได้ครบถ้วนแล้วจึงนำสิ่งที่ได้มาวิเคราะห์กับสถานการณ์จริง โดยต้องไม่ลืมเปิดใจให้กว้างสำหรับการประยุกต์และแก้ไขหากข้อมูลต่าง ๆ คลาดเคลื่อนไปจากแผนการที่เตรียมไว้
แผนธุรกิจที่ดี
แผนธุรกิจที่ดีจะต้องตั้งอยู่บนโครงสร้างของเหตุและผล ดังนั้นเมื่อเขียนแผนธุรกิจเสร็จเรียบร้อยจะต้องสามารถบอกรายละเอียด ทุกอย่างได้ชัดเจนและเชื่อมโยงถึงกัน ขั้นตอนแรกในการสร้างแผนธุรกิจให้สำเร็จ คือ วางโครงเรื่องจำเป็นที่ต้องมีในแผนธุรกิจออกมาเป็นข้อ ๆ และจดประเด็นหลักของแต่ละหัวข้อกำกับไว้ โดยเนื้อหาในแผนธุรกิจจะต้องสอดคล้องกับธุรกิจที่กำลังจะทำและต้องไม่แสดงถึงความสิ้นหวังหรือย่อท้อในธุรกิจดังกล่าว แต่จะต้องประกอบด้วยข้อมูลทุกอย่างที่สามารถอธิบายให้เข้าใจและดึงดูดให้เกิดการพิจารณาจากผู้ที่จะสนับสนุนธุรกิจในด้านต่าง ๆ แผนดังกล่าวยังต้องการการเกริ่นนำและลงท้ายที่ดี ทั้งในส่วนของบทนำและการสรุปความ รวมถึงมีรายละเอียดประกอบอื่นที่จำเป็น อาทิ รายละเอียดบัญชี สำเนารายงานการวิจัยตลาด CVs หรือข้อมูลส่วนตัว (resume) ใบปลิวสินค้า รูปภาพประกอบ ฯลฯ ซึ่งอาจแนบมาพร้อมกับการนำเสนอแผนธุรกิจ กุญแจสำคัญในการทำแผนธุรกิจ Summary of Business Plan บทคัดย่อของแผนธุรกิจที่สรุปใจความสำคัญในแผนธุรกิจภายใน 1-2 หน้า ควรเขียนให้ชัดเจนและดึงดูดความสนใจของผู้อ่านเพื่อให้เกิดความอยากรู้รายละเอียดของแผนงานธุรกิจทั้งหมดที่เหลือ อาทิ แนวคิดและขอบเขตของธุรกิจ โอกาสและความก้าวหน้าทางธุรกิจ กลุ่มลูกค้าเป้าหมาย ความได้เปรียบเชิงแข่งขันของธุรกิจ ข้อมูลด้านการเงิน ทีมงานบริหาร และข้อเสนอของธุรกิจ เป็นต้น
Management
รายละเอียดเกี่ยวกับแนวทางการบริหารจัดการธุรกิจ ประสบการณ์ทางธุรกิจ ตั้งแต่แรกเริ่มจนถึงปัจจุบัน ความสำเร็จและล้มเหลวที่ประสบมา ทั้งนี้ การมีทีมงานผู้บริหารที่ดีเป็นหัวใจสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจเป็นรูปร่างและประสบผลสำเร็จ ซึ่งประกอบด้วยผู้จัดการและพนักงานระดับหัวหน้ารองลงมาที่มีความรู้ความชำนาญด้านเทคนิคเฉพาะทางที่สำคัญต่อการดำเนินงาน โดยทีมงานที่ดีควรมีผู้บริหารครบถ้วนในแต่ละด้าน สำหรับรายละเอียดทีมงานผู้บริหารควรจะระบุถึงโครงสร้างองค์กรและตำแหน่งบริหารหลัก โดยระบุผู้รับผิดชอบงานแต่ละด้าน ผลตอบแทนที่ให้แก่ผู้บริหารทั้งในรูปของเงินเดือน ส่วนแบ่งกำไร และสวัสดิการจากธุรกิจ ผู้ร่วมลงทุนที่ไม่ใช่ผู้บริหารและผลตอบแทนที่ให้ที่ปรึกษาด้านวิชาชีพที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
Product/Service
ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและบริการ หากมีสินทรัพย์ทางปัญญาหรือสิทธิบัตรควรระบุไว้ด้วย โอกาสในการขยายตลาดตลอดจนการพัฒนาสินค้าหรือบริการให้หลากหลายตามความต้องการของลูกค้า การประเมินศักยภาพของสินค้าและบริการในแต่ละช่วงของวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ เช่น ช่วงกำลังเติบโต ช่วงอิ่มตัว เป็นต้น
Marketing
การตลาด ถือเป็นหัวใจหลักในการทำธุรกิจ ซึ่งมีแนวความคิดที่ใช้เป็นแผนแม่บทในการทำตลาดหลายประเภท ได้แก่ แนวคิดที่เน้นการผลิตและตัวสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพ แนวคิดที่เน้นการขาย คือ การพยายามผลักดันให้ลูกค้าซื้อสินค้าและบริการให้มากที่สุด แนวคิดที่เน้นความสำคัญที่ความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก ทั้งนี้ สิ่งที่สำคัญในการทำตลาด คือ การวิจัยตลาด ซึ่งจะต้องเตรียมการเป็นลำดับต้นเพื่อค้นคว้าและรวบรวมข้อมูลจากหลาย ๆ แหล่งเพื่อสร้างความเชื่อมั่นให้แก่ตัวผู้ประกอบการและบุคคลภายนอก เช่น ผู้ปล่อยกู้ โดยการวิจัยตลาดจะต้องครอบคลุมข้อมูลต่าง ๆ ดังนี้ พฤติกรรมการซื้อและใช้ของลูกค้าเป้าหมาย ขนาดของตลาดและแนวโน้มการขยายตัวในอนาคต การแข่งขันในตลาด และการประมาณการยอดขายและส่วนแบ่งตลาด หลังจากทำการวิจัยจนมีความเข้าใจอย่างชัดเจนถึงลูกค้าเป้าหมาย ขนาดของตลาดและการแข่งขันดีแล้ว จะสามารถทำการประเมินศักยภาพทางการตลาดได้ ซึ่งศักยภาพทางการตลาดก็เป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการดำเนินงานทั้งหลาย เพราะการเริ่มต้นดำเนินธุรกิจต้องมีความมั่นใจในรายได้ที่จะรับเข้ามาในระดับหนึ่งที่พอเพียงให้ธุรกิจมีกำไรอยู่รอดได้ในขั้นต้น และมีกระแสเงินหมุนเวียนเข้ามาหล่อเลี้ยงสภาพคล่องของธุรกิจมิให้หยุดสะดุดลงในขั้นต่อไป Sales & Competition การทำแผนธุรกิจต้องเข้าใจถึงสภาพการแข่งขันภายในตลาดด้วย โดยสามารถวิเคราะห์ได้จากจุดแข็งของธุรกิจ เช่น การมีประสบการณ์การผลิตมานาน หรือมีสินค้าที่คุณภาพดีกว่าคู่แข่ง จุดอ่อนของธุรกิจ เช่น มีเงินทุนน้อย ทำเลที่ตั้งไม่เหมาะสม โอกาสของธุรกิจ เช่น มีแหล่งวัตถุดิบราคาถูก มีเครือข่ายตัวแทนจำหน่ายจำนวนมาก และอุปสรรคของธุรกิจ เช่น ลูกค้ามีความจงรักภักดีในแบรนด์ของคู่แข่งมากเปลี่ยนทัศนคติยาก เป็นต้น
แผนปฏิบัติที่ดีควรจะประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้
ชื่อแผนปฏิบัติ เนื่องจากแต่ละปีมีแผนงาน/โครงการเยอะมาก ดังนั้น เราควรจะตั้งชื่อแผนปฏิบัติให้ชัดเจนและที่สำคัญควรจะตั้งชื่อโดยอาศัยแนว คิดทางการตลาดเข้ามาด้วย เพราะจะช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถจดจำแผนปฏิบัตินั้นได้ดียิ่งขึ้น เป็นการสร้างแบรนด์เนมของแผนปฏิบัตินั้น ๆ
ขั้นตอนหลัก ในแผนปฏิบัติควรจะกำหนดขั้นตอน/กระบวนการหลัก ๆ ไว้ให้ชัดเจน โดยเริ่มจากกระบวนการแรกจนถึงกระบวนการสุดท้ายก่อน เช่น ขั้นตอนแรกจัดฝึกอบรมให้ความรู้ ขั้นตอนที่สองประชุมเชิงปฏิบัติการ ขั้นตอนที่สามให้เก็บรวบรวมข้อมูล ขั้นตอนที่สี่ ห้า ฯลฯ
กิจกรรม เมื่อเราได้ขั้นตอนหรือกระบวนการหลักแล้วให้กำหนดกิจกรรมย่อย ๆ ของแต่ละขั้นตอนว่า มีอะไรบ้าง เช่น ขั้นตอนการฝึกอบรม จะมีกิจกรรมย่อย ๆ ต่าง ๆ อาจจะเป็น การกำหนดหลักสูตรฝึกอบรม การติดต่อวิทยากร แจ้งกำหนดการฝึกอบรมให้หน่วยงานต่าง ๆ รับทราบ ฯลฯ
วิธีการหรือแนวทางในการปฏิบัติ เพื่อป้องกันปัญหาในการนำกิจกรรมไปปฏิบัติควรจะระบุแนวทางในการปฏิบัติตาม กิจกรรมนั้น ๆ ด้วย เช่น ประชาสัมพันธ์โดยใช้การติดประกาศ การใช้อีเมล เสียงตามสาย และมีการติดตามผลทุกสัปดาห์ ฯลฯ
กำหนดวันเวลาสถานที่ ให้ระบุว่ากิจกรรมแต่ละข้อนั้นจะทำเมื่อไหร่ ถ้าระบุวันเวลาและสถานที่ได้จะดีมาก ทั้งนี้เพื่อจะสามารถดูภาพรวมของแผนปฏิบัติได้ว่ามีกิจกรรมไหนบ้างที่สามารถ ทำไปพร้อมกันได้ กิจกรรมไหนบ้างที่ต้องรอให้กิจกรรมอื่นเสร็จก่อนจึงจะดำเนินการได้
ความเสี่ยงของขั้นตอนหรือกิจกรรม เพื่อให้แผนปฏิบัติเป็นแผนที่คำนึงถึงการปฏิบัติจริง ๆ จึงควรมีส่วนที่เราเรียกว่า การวิเคราะห์ความเสี่ยงหรือปัญหาอุปสรรคของขั้นตอนหรือกิจกรรมนั้น ๆ ด้วยว่า มีอะไรบ้าง เช่น ความเสี่ยงของกิจกรรมการจัดฝึกอบรมคือหน่วยงานต่าง ๆ งานเยอะไม่สามารถส่งคน เข้ามารับการฝึกอบรมพร้อมกันได้ครั้งละมาก ๆ
แผนปฏิบัติรองรับ/แผนปฏิบัติสำรอง ให้นำเอาความเสี่ยงหรือปัญหาอุปสรรคที่อาจจะเกิดขึ้นมาวิเคราะห์หาทางป้องกัน แก้ไข ผ่อนหนักให้เป็นเบา เพื่อป้องกันหรือลดผลที่จะเข้ามากระทบต่อแผนปฏิบัติโดยรวม เช่น อาจจะต้องแบ่งการฝึกอบรมออกเป็นกลุ่มย่อย ๆ หรืออาจจะเริ่มกำหนดการฝึกอบรมให้เร็วขึ้นและทยอยฝึกอบรมทั้งปีงบประมาณ ควรจะมีการวิเคราะห์และกำหนดงบประมาณจากทุกกิจกรรม ทั้งนี้เพื่อให้แผนปฏิบัติมีความใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากยิ่งขึ้นเพราะถ้าเราประมาณการงบประมาณย่อยมากเท่าไหร่โอกาสที่งบประมาณโดยรวมจะผิดพลาดก็ย่อมมีน้อยลงผู้รับผิดชอบควรจะมีการกำหนดตำแหน่งหรือชื่อบุคคลผู้ที่รับผิดชอบแผนปฏิบัติหลัก (Action Plan Leader/Owner) ไว้หนึ่งคน และในแต่ละกิจกรรมควรจะกำหนดผู้รับผิดชอบให้ชัดเจนเช่นเดียวกัน ทั้งนี้เพื่อจะได้พิจารณาดูว่าใครรับผิดชอบมากน้อยเกินไป น้อยเกินไป คนที่รับผิดชอบมีความเหมาะสมกับกิจกรรมนั้น ๆ หรือไม่