แนวทางเพื่อการลดต้นทุน ตอนที่ 2 พื้นฐานสำหรับผู้ประกอบการได้ตระหนักถึงสิ่งที่เราจะต้องอุดจุดที่รั่วไหล

แต่งและเรียบเรียง โดย ธีรพงศ์ ประดิษฐ์กุล

จากฉบับที่แล้วผู้เขียนได้เขียนถึงการลดต้นทุนจากการสั่งซื้อสินค้า และให้ท่านสมาชิกผู้อ่านได้พิจารณาถึงปัจจัยอื่น ๆ ที่จะสามารถลดต้นทุนได้ ในฉบับนี้ผมจะขอเขียนเรื่องการค้นหาหัวข้อสำหรับการลดต้นทุนในสถานประกอบการของสมาชิก เพื่อเป็นพื้นฐานให้ผู้ประกอบการได้ตระหนักถึงสิ่งที่เราจะต้องอุดจุดที่รั่วไหล เพื่อให้สถานประกอบการของเราอยู่ได้ต่อไปในภาวะเช่นนี้

แน่นอนที่สุดการลดต้นทุนเป็นนโยบายที่ผู้บริหารจะต้องคิดและหาแนวร่วมกับสถานประกอบการของตนเอง จิตสำนึกของพนักงานในสถานประกอบการของท่านเป็นสิ่งที่สำคัญมาก จะทำอย่างไรให้พนักงานจำนวนมากได้ตระหนักถึงความสำนึกในหน้าที่ ที่ไม่เพียงแต่ผลิตงานให้เสร็จตามมาตรฐาน ทันเวลา แต่ต้องมีจิตสำนึกถึงการลดต้นทุนจากสิ่งที่พนักงานคนนั้นทำงานอยู่ โดยทั่วไปสถานประกอบการจะได้แบ่งโครงสร้างการทำงานออกเป็นกลุ่ม ๆ ตามหน้าที่และลักษณะงานอยู่เป็นปกติอยู่แล้ว เช่นฝ่ายบริหาร ฝ่ายธุรการ ฝ่ายการตลาด ฝ่ายออกแบบ ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายผลิต ฝ่ายจัดส่ง เป็นต้น เรามาพิจาณากันครับว่าแต่ละฝ่ายนั้นพอจะช่วยอะไรได้บ้างเพื่อให้ต้นทุนในสถานประกอบการของท่านสามารถลดต้นทุนได้บ้าง
งานแต่ละฝ่ายที่สามารถนำมาพิจารณาลดต้นทุนได้

1. ฝ่ายบริหาร

ฝ่ายบริหารได้เห็นความสำคัญของการลดต้นทุนเป็นหลักและให้ถือว่าเป็นเรื่องสำคัญระดับต้น ๆ
ได้มีการออกนโยบายการลดต้นทุน เป็นเรื่องจริงจังให้พนักงานทราบและปฏิบัติ
แต่งตั้งผู้ที่เกี่ยวข้องระดับหัวหน้า เพื่อควบคุมดูแลนโยบายการลดต้นทุน
ติดตาม ประชุม ประมวลผลเสมอ ๆ กับทีมงาน ควรตั้งระยะเวลาการประชุมเรื่องการลดต้นทุนเสมอ ๆ
กำหนดรางวัลสำหรับผู้ที่ลดต้นทุนได้ ชื่นชม และให้สังคมในสถานประกอบการได้รับรู้เพื่อให้สิ่งนี้เป็นที่ภูมิใจเป็นตัวอย่าง ผู้บริหารต้องให้กำลังใจและทำให้เห็นถึงความสำคัญนี้

2. ฝ่ายธุรการ

เป็นฝ่ายที่ต้องตอบสนอง ใกล้ชิดกับผู้บริหารได้ทันท่วงที เหมือนเช่นเป็นมือเป็นไม้ของผู้บริหาร เมื่อได้รับการสั่งการตรงจากผู้บริหารแล้ว ให้ดำเนินการจัดการทันที และคอยรายงานผลให้ผู้บริหารทราบ
จัดทำเอกสารเพื่อสนับสนุนโครงการการลดต้นทุนนี้
รวบรวมสถิติต่าง ๆ เพื่อเตรียมวิเคราะห์ให้ผู้บริหารทราบ เป็นกราฟ รูปภาพ อย่างถูกต้องตรงไปตรงมา
จัดสรรบุคลากรให้เหมาะสม เสนอต่อผู้บริหารเพื่อพิจารณา เพราะว่าถ้างานได้ถูกแจกออกไปอย่างถูกต้องตามความสามารถ และจังหวะเวลาแก่คนใดคนหนึ่งนั้น ย่อมทำให้เกิดประสิทธิภาพและสามารถลดต้นทุนได้อย่างเห็นได้ชัด
แผนกบัญชีการเงิน ต้องมีการเสนอแผนการรับ-จ่าย รายงานแผนการเงินเข้าออก อย่างตรงไปตรงมาและแม่นยำ เพื่อการบริหารการเงิน ลดการกู้เงินจากสถาบันการเงินหรือจากที่อื่น อันจะทำให้เกิดการเสียดอกเบี้ยเกินความจำเป็น
หน้าที่ของธุรการโดยตรงเกี่ยวกับการลดต้นทุนเช่น การใช้ของในสำนักงานที่ต้องซื้อหาหรือจัดจ้าง การกลับนำของเสียหรือของใช้แล้วนำกลับมาใช้ใหม่ แม้แต่เรื่องการจ้างแม่บ้าน การจ้างเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย ก็มีมีผลต่อการลดต้นทุนได้ทั้งสิ้น
ฝ่ายจัดซื้อผู้เขียนได้กล่าวไปแล้วในฉบับที่แล้ว ก็ยังคงเน้นเรื่องของการจัดซื้อแบบมีคู่เทียบชัดเจน การไม่ซื้อของเก็บในสต๊อกมากเกินไป การนำของเก่าในสโตร์ออกมาใช้ให้เกิดประโยชน์ การต่อรองที่มีประสิทธิภาพเป็นต้น

3. ฝ่ายการตลาด / ขาย

มีการคำนวณราคาอย่างถูกต้องแม่นยำ ถูกต้อง
การคิดคำนวณให้มีของเสียเป็นเศษให้น้อยที่สุด
มีการตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณราคา จากหัวหน้าแผนก หรือ ทีมงาน ที่ไม่ใช่คนเดียวกันกับคนคิดราคาโดยเด็ดขาด เพราะคนที่คิดราคาจะคิดว่าตนเองคิดถูกอยู่แล้วทำให้การตรวจสอบล้มเหลว
คนคิดราคามีความชำนาญกระบวนการผลิต และมีความเข้าใจในจิตวิทยาการตลาดอย่างดี
การตลาดสามารถประสานงานกับสโตร์ เพื่อนำวัตถุดิบที่คงค้างสต๊อก นำออกมาใช้ได้ เพื่อลดปริมาณสินค้าคงคลังได้ ไม่ว่าจะเป็นกระดาษเก่า หมึกเก่า หรือเคมีเก่า
การตลาดสามารถหางานได้นอกจากขายปกติแล้ว ยังสามารถหาลูกค้าทางออนไลด์ได้ เพราะมีช่องทาง และลดต้นทุนการเดินทางได้เป็นอย่างดี
การตลาดต้องเก่งเรื่องการเจรจาและแก้ปัญหาด้วยวาจาทางโทรศัพท์ สิ่งสำคัญคือลูกค้าได้รับความพึงพอใจเป็นที่ตั้ง

4. ฝ่ายผลิต

สามารถลดต้นทุนได้ด้วยการไม่ทำงานผิดพลาด จัดหาระบบป้องกันความผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นด้วยระบบเอกสาร หรือระบบ Software ต่าง ๆเข้ามาช่วย
มีการประชุมหารือวางแผนกับแผนกที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ เช่น แผนกจัดซื้อ แผนกการตลาดเป็นต้น
แจ้งให้พนักงานทราบถึงผลเสียที่เกิดจากความผิดพลาด มูลค่าของเสีย ที่อาจจะเปลี่ยนทัศนคติที่คิดว่าตนเองไม่ได้มีส่วนร่วมกับความเสียหาย

5. ฝ่ายจัดส่ง

สืบหาระบบขนส่งภายนอกที่เป็นมืออาชีพที่อาจจะมีการบริการที่ดีกว่า และอาจจะควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดี และลดความยุ่งยากต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องอุบัติเหตุ ตัวพนักงานที่ขาดงาน หรือรถเสียไม่สามารถส่งของตามกำหนดเวลา
ใช้เทคโนโลยี GPS ช่วยในการวางแผนการเดินทาง เพื่อลดระยะทาง ตรวจสอบตำแหน่งรถ และลดเรื่องการจราจรติดขัด สามารถประหยัดน้ำมันได้ดีกว่า
หมั่นเช็ครถตามระยะเสมอ ๆ เพื่อลดความสูญเสียที่ตามมา และลดอุบัติเหตุ
จัดทำตารางตรวจเช็คสภาพรถ โดยให้เป็นหน้าที่ของผู้ขับรถ เช่นการตรวจสอบลมยาง น้ำมันเครื่อง น้ำในหม้อพัก น้ำมันเบรก น้ำมันเกียร์ หรือแม้แต่น้ำฉีดทำความสะอาดกระจกรถ

จะเห็นได้ว่ามีทุก ๆ ฝ่ายที่ผู้เขียนได้แจ้งมานี้สามารถลดต้นทุนได้แทบจะทุกจุดของหน่วยงานในสถานประกอบการ สิ่งสำคัญที่สุดก็คือผู้บริหารไม่ได้ละเลยสิ่งเหล่านี้ และต้องถือว่าเรื่องนี้เป็นสิ่งจำเป็นกับการบริหารจัดการให้สถานประกอบการอยู่ได้อย่างปลอดภัย

หลักการลดและควบคุมต้นทุนการผลิต มีหลักการดังนี้

จัดตั้งคณะทำงาน เพื่อทำหน้าที่รับผิดชอบ ต้องมีคณะกรรมการในการทำงานทุกอย่าง
รณรงค์เพื่อสร้างจิตสำนึกและให้การศึกษาอบรมแก่พนักงานทุกระดับ หลังการทำงานต้องปิดไฟ และต้องทำอย่างต่อเนื่องเป็นต้น
จัดทำโครงการ/แผนการลดและควบคุมต้นทุนการผลิต พร้อมทั้งกำหนดเป้าหมายและระยะเวลาดำเนินการอย่างชัดเจน เช่น แผนงานลดต้นทุนการใช้พลังงานและมีการกำหนดเป้าหมายด้วย ว่าจะลงจำนวนเท่าไร
มีกระบวนการควบคุมที่สมบูรณ์ เพื่อตรวจสอบและประเมินผลการดำเนินงานทุกขั้นตอน

วงจรการควบคุม PDCA (DemingCycle) ต้องมีการดำเนินการไปอย่างต่อเนื่อง

P (Plan) คือ การคิดวางแผน
D (Do) คือ การปฏิบัติวัดผล
C (Check) คือ การตรวจสอบ
A (Action) คือ การปรับปรุงแก้ไขและตั้งมาตรฐานในการทำงานวงจรการควบคุม PDCA (Deming Cycle) ต้องมีการดำเนินการไปอย่างต่อเนื่อง เมื่อเสร็จสิ้นแล้วต้องเริ่มทำใหม่ เพื่อให้เกิดการปรับปรุงและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยไม่หยุดนิ่ง

แนวคิดในการลดและควบคุมต้นทุนการผลิตสำหรับแนวคิดในการลดและควบคุมต้นทุนการผลิตนั้น จะต้องยึดหลักการคือ

ศึกษาวิเคราะห์และสำรวจสถานภาพปัจจุบันของต้นทุนการผลิต ต้นทุนหลัก ๆ คือ แรงงาน วัตถุดิบ โสหุ้ย เมื่อรู้ต้นทุนแล้วทำให้เราสามารถหาข้อบกพร่องแล้วหาวิธีลดต้นทุน
วิเคราะห์และชี้ชัดหาสาเหตุของต้นทุนสูญเปล่าที่เกิดขึ้นจากการผลิตสินค้านั้น ๆ ไฟฟ้าใช้มากที่สุดในกระบวนการผลิตในส่วนไหนที่ใช้ไฟฟ้าแล้วสูญเปล่าเป็นจำนวนเท่าไหร่
เน้นการลดและควบคุมต้นทุนการผลิตในส่วนของค่าใช้จ่ายที่ไร้ประสิทธิภาพ มีความสูญเปล่าสูง ๆ และดำเนินการให้บรรลุผลสำเร็จ
ประยุกต์ใช้เทคนิควิศวกรรมอุตสาหกรรม (IE Techniques)

เทคนิควิศวกรรมอุตสาหการในการลดและควบคุมต้นทุนการผลิตเทคนิควิศวกรรมอุตสาหการในการลดและควบคุมต้นทุนการผลิต ประกอบด้วย

เทคนิควิศวกรรมคุณค่า (Value Engineering) V E ต้องดูความสัมพันธ์ของ 3 ตัวแปร คุณค่า หน้าที่การทำงาน ต้นทุน
เทคนิคการควบคุมคุณภาพ (Quality Control)
ขั้นตอนการเลือกโครงการหรือเป้าหมายให้เหมาะสมกับเวลาและโอกาส เจ้าหน้าที่สามารถปฏิบัติได้จริง
การรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาวิเคราะห์
การวิเคราะห์หน้าที่การทำงาน โดยเลือกวิธีวิเคราะห์ได้อย่างเหมาะสมถูกต้อง
สร้างสรรค์ความคิดเพื่อปรับปรุง การระดมสมองและหาแนวร่วม
ประเมินผลความคิด ประเมินถึงความเป็นไปได้
ขั้นตอนการพิสูจน์หน่วยงานที่รับผิดชอบด้านคุณภาพ ซึ่งสามารถลดต้นทุนได้ ประกอบด้วยทุกฝ่าย เช่น ฝ่ายการตลาดหากลยุทธ์ในการครองตลาด / ฝ่ายออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์ออกแบบให้สอดคล้องกับความต้องการของตลาด / ฝ่ายจัดซื้อต้องจัดหาวัตถุดิบให้มีมาตรฐานของวัตถุดิบ / ฝ่ายผลิตแรงงานมีการพัฒนาอบรมอยู่หรือไม่ / ฝ่ายควบคุมคุณภาพต้องมีการตรวจสอบคุณภาพของสินค้าเป็นอย่างดีก่อนที่จะถึงมือลูกค้า / ฝ่ายจัดเก็บและส่งสินค้าเมื่อมีการจัดเก็บคุณภาพของสินค้ายังคงมีคุณภาพดีเช่นเดิม
เทคนิคการวางแผนและควบคุมการผลิต (Production Planning & Control)
เทคนิคการบริหารวัสดุคงคลัง (Inventory Management) มีการดำเนินการบริหารวัสดุคงคลัง การผลิตดีมีคุณภาพ การขายต้องดีด้วย ไม่ใช่เพียงแค่เน้นลูกค้าอย่างเดียว
เทคนิคการศึกษางาน (Work Study) หลักการที่จะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ Work Smart ไม่ต้องเสียกำลังมากด้วยวิธีการง่าย ๆ การศึกษางานจะช่วยได้ โดยจะพิจารณาจากวิธีการทำงานของพนักงานแต่ละคน ว่าทำงานดีขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง แต่ผลงานมากขึ้น เทคนิคศึกษางานนี้ช่วยให้นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดี เกิดความสำเร็จขึ้นมา มีทัศนคติที่ดี แก้ไขได้
เทคนิคการบริหารงานบำรุงรักษา (Maintainance Management) โรงงานหลายแห่งมีปัญหาเครื่องจักรเสียบ่อย เรามีวิธีการบำรุงรักษาแบบไหน มีการวางแผนล่วงหน้าหรือไม่ มีวิธีการป้องกันหรือไม่ มีการซ่อมเปลี่ยนอะไหล่เครื่องจักรเป็นไปตามคู่มือหรือไม่ คู่มือสำคัญให้เป็นไปตามการซ่อมบำรุง คนที่รับผิดชอบต้องดูแล Fix Time Maintainance เป็นเรื่องสำคัญ Condition Base Maintainance สำคัญเช่นกัน ซึ่งจะไม่ทำให้แผนการผลิตเสียหาย
เทคนิคการประหยัดพลังงาน (Energy Saving) เป็นเทคนิคที่สำคัญยิ่ง ในการลดต้นทุน เช่น อาจจะมีการว่าจ้างที่ปรึกษาการประหยัดพลังงาน มาเขียนแผนและมีการดำเนินการอย่างเป็นระบบ บางครั้งอาจจะไม่ต้องลงทุน แต่ใช้จิตสำนึกแทน มีโครงการเพื่อการลดต้นทุนด้วยการประหยัดพลังงานของ SMEs ที่มีงบประมาณอุดหนุนอยู่ ซึ่งควรจะต้องให้ความสนใจเพราะการประหยัดพลังงานเป็นหัวใจหนึ่งที่จะช่วยลดต้นทุนได้เป็นอย่างดี

ที่มา
• SMEs 005 กลยุทธ์สู่ความสำเร็จในการลดและควบคุมต้นทุนการผลิต วิทยากร คุณธีรชัย โรจนพิสุทธิ์ นักวิชาการอุตสาหกรรมระดับ 7 กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม
• หนังสือ Cost Down (Save Cost #1 ) สำนักพิมพ์อิมเมจ คอนซัลแทนท์ แอนด์ เซอร์วิส จำกัด