การบริหารจัดการในโรงพิมพ์ ตอนที่ 1

โดย อาจารย์ธีรพงศ์ ประดิษฐ์กุล

หากจะกล่าวถึงการบริหารจัดการองค์กรแล้ว ก็จะนึกถึงเรื่องการจัดการภายในและภายนอกองค์กร มีท่านอาจารย์ธงชัย สันติวงษ์ ได้กล่าวไว้ว่า “การบริหารจัดการคือ งานที่ผู้นำที่จะต้องทำเพื่อให้กลุ่มต่างๆ ที่มีคนหมู่มากอยู่รวมกัน และร่วมกันทำงานเพื่อวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ให้สำเร็จผลโดยได้ประสิทธิภาพ กล่าวอย่างง่ายๆ การบริหารคือ การทำให้งานเสร็จลงได้โดยอาศัยคนอื่นเป็นผู้ทำให้เสร็จนั้นเอง”

แต่คำนิยามที่ได้เรียนให้ทราบไปนี้ จะไม่สามารถสำเร็จผลได้หากเราไม่ดำเนินการจัดการให้สำเร็จผู้เขียนจะขอแบ่งปันเล่าถึงหน้าที่ของการบริหารซึ่งพอสรุปได้ดังนี้

การวางแผนองค์กร หมายถึง การที่ผู้บริหารจะต้องเตรียมวางแผนการทำงานขององค์กรไว้ล่วงหน้า เรื่องภารกิจที่องค์กรต้องทำ แนวทางการบริหาร วิสัยทัศน์ เพื่อให้องค์กรถึงจุดมุ่งหมาย
การจัดการองค์กร หมายถึงการที่ผู้นำหรือผู้บริหารองค์กร จะวางผังโครงสร้างการทำงานขององค์กรให้สอดรับหน้าที่ โดยกระจายหน้าที่ของผู้ปฏิบัติ ตั้งแต่ ผู้บริหารระดับสูง ระดับกลาง หัวหน้างาน พนักงาน จนถึงแรงงาน โดยกำหนดโครงสร้างขององค์กร ให้สอดรับกับงานและภารกิจ ดังนั้นควรเป็นการจัดร่วมกันของระดับบริหาร เพื่อให้ผังโครงสร้างองค์กรชัดเจนและผู้ปฏิบัติสามารถทำงานได้อย่างดี
การสั่งการ หมายถึง การมอบหมายสั่งการให้พนักงานได้ทำงานกระจายงานที่เหมาะสมกับผังโครงสร้างตามหน้าที่ และสอดคล้องกับแผนองค์กรที่ได้ตั้งไว้ การสั่งการถือว่าเป็นการบริหารที่ต้องอาศัยศิลปะ จิตวิทยาอย่างมาก เพราะการสั่งการนี้เปรียบได้เหมือนดาบสองคมที่เกิดทั้งคุณและโทษทั้งผู้ที่สั่งและผู้ที่ถูกสั่ง
การประสานงาน หมายถึง ประสานงานเชื่อมโยงงานให้สอดคล้องกันในหน้าที่การงาน ในทุกๆ แผนกของสายงานโดยให้ผู้ปฏิบัติทุกระดับสามารถทำงานได้ ผู้บริหารจะต้องคอยสั่งการสังเกตเสมอๆ ว่าการทำงานสอดคล้องกันดีหรือไม่ หากพบว่ามีปัญหาต้องทบทวนเรื่องการจัดองค์กรและสั่งการใหม่
การควบคุม หมายถึง ผู้นำต้องบริหารให้ทีมงานปฏิบัติกิจกรรมภายในองค์กรให้ดำเนินไปตามแผนงานขององค์กรที่วางไว้ และกำหนดเป็นแนวทางปฏิบัติต่อไป

ปัจจัยและหัวข้อการชี้วัดการบริหารจัดการที่ผู้บริหารควรคำนึงถึง

การบริหารทรัพยากรมนุษย์
การบริหารจัดการงบประมาณ
การบริหารจัดการทั่วไป
การบริหารจัดการวัสดุอุปกรณ์
การบริหารการตลาดและขาย
การบริหารด้านคุณธรรม
การบริหารข่าวสาร ข้อมูลข่าวสาร
การบริหาร ระเบียบแบบแผน และด้านเทคนิค
การบริหารเวลา กรอบเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงาน
การบริหารการประสานงาน การประนีประนอม การเจรจาต่อรอง
การบริหารการวัดผลและประเมินผลการปฏิบัติงาน

การนำการบริหารทั้ง 11 ข้อนี้เป็นตัวอย่างของตัวชี้วัดเพื่อการบริหารและตรวจสอบความสำเร็จในการบริหารถือว่าเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้บริหารอย่างมาก ผู้บริหารไม่ควรละเลยเรื่องเหล่านี้ หมั่นทบทวนและสำรวจอยู่เสมอว่าขาดข้อใดข้อหนึ่งหรือไม่ แน่นอนที่สุดไม่มีผู้บริหารท่านใดจะสมบูรณ์แบบแต่อย่างน้อยถ้าได้มีการสำรวจตนเองก็จะสามารถทราบว่าจะจัดการอย่างไรต่อไป ในลำดับต่อไปผู้เขียนจะขอยกรายละเอียด ให้ท่านผู้อ่านได้เป็นข้อมูลทั้ง 11 เรื่อง ดังนี้

การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management: HRM)

สิ่งสำคัญขององค์กรคือ ผู้ทำงาน หลายองค์กรที่มีแนวคิดว่าหากจะเกิดปัญหาอะไรเกี่ยวกับด้านเศรษฐกิจ ภายในองค์กรก็จะลดค่าใช้จ่ายในทุกด้าน แต่สิ่งหนึ่งที่รู้กันก็คือถ้าเกี่ยวกับผู้ทำงานหรือพนักงานองค์กรจะพยายามให้มีผลกระทบน้อยที่สุด หลายประเทศที่เจริญแล้วถึงมีค่าแรงที่สูงถึงสูงมาก และผู้ประกอบการก็พยายามจะเปลี่ยนจากการทำงานด้วยมนุษย์มาเป็นระบบอัตโนมัติ เช่นเดียวกันประเทศไทยขณะนี้ก็กำลังจะเดินหน้าเข้าสู้การทำธุรกิจ 4.0 นั้นหมายถึงการนำนวัตกรรมเข้ามาเพื่อลดปัญหาที่มาจากแรงงาน และต้องการเพิ่มผลผลิต แต่ความจริงเรายังคงต้องใช้ทรัพยากรมนุษย์จำนวนมาก ในโรงพิมพ์ก็เช่นเดียวกันยังคงต้องใช้บุคลากรไม่น้อย และต้องการพนักงานที่มีทักษะและมีฝีมือมากกว่าแรงงานถ้าเราสามารถเลือกได้ หลายโรงพิมพ์มักจะพบปัญหาขาดช่างเนื่องจากช่างที่ลาออกโดยกระทันหันและสร้างแรงกดดันไม่น้อยกับผู้บริหาร

วัตถุประสงค์ของการบริหารทรัพยากรมนุษย์

การบริหารทรัพยากรมนุษย์ มีวัตถุประสงค์สำคัญที่จะช่วยขยายบทบาทหน้าที่งานจัดการด้านบุคลากรและแรงงาน สำหรับงานด้านทรัพยากรมนุษย์ให้มีขอบข่ายของการปฏิบัติที่ชัดเจนขึ้น ดังนี้

เพื่อช่วยให้บุคลากรได้ใช้ทักษะ ความรู้ ความสามารถปฏิบัติงานของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
เพื่อช่วยองค์การดำเนินงานบรรลุผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
เพื่อช่วยคัดสรรบุคลากรที่มีคุณภาพ และมีแรงจูงใจใฝ่หาผู้ที่มีความสามารถทั้งด้านการทำงานและการศึกษาที่เหมาะสม
เพื่อยกระดับความสามารถ และสร้างความพึงพอใจในการปฏิบัติงานของบุคลากรในโรงพิมพ์
เพื่อพัฒนา และรักษาบุคลากรที่มีคุณค่า

แนวคิดการบริหารงานบุคคล

จากวัตถุประสงค์ของการจัดการทรัพยากรมนุษย์ข้างต้น ผู้เขียนจึงขอนำเสนอการปฏิบัติพื้นฐานที่เกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือการบริหารทรัพยากรบุคคลเพื่อให้เกิดขึ้นได้จริงดังนี้

การบริหารงานบุคลต้องมีความรู้ในเรื่องกฎหมาย เช่นกฎหมายแรงงาน กฎหมายสิ่งแวดล้อมความปลอดภัย กฎหมายโรงงาน และระเบียบข้อบังคับภายในองค์กรที่สอดรับกับกฎหมายแรงงาน หรือแม้แต่ตัวพนักงานเองก็ต้องศึกษาเรียนรู้เรื่องกฎหมายแรงงานด้วยเช่นกัน หลายองค์กรเจ้าของกิจการก็ไม่ทราบและไม่ได้เรียนรู้ บริษัทใหญ่ๆถึงต้องมีฝ่ายกฎหมายหรือที่ปรึกษาด้านกฎหมายแรงงานที่ต้องคอยดูความถูกต้องทั้งภายนอกภายในโรงพิมพ์
ต้องรู้จักวิธีสรรหาบุคลากร มีความสนใจในการหาช่องทางการเลือกผู้ทำงานที่มีคุณภาพ สามารถเปรียบได้เหมือนการไปบ่อปลาที่มีปลาจำนวนมาก และมีที่ช้อนปลา เราจะสามารถช้อนปลาตัวที่ดีที่สุดได้หรือไม่ งานบริหารบุคลต้องมีสายตาที่เฉียบแหลมมากที่จะเลือก เพราะแค่เวลาไม่ถึง 1 ชม. จะสามารถพิจารณาออกได้อย่างไรว่าคนที่เราคัดเลือกมานั้นดีพอกับความต้องการขององค์กร หน่วยงานใหญ่ๆ ถึงขั้นว่าต้องมีการดูถึงบุคลิกด้านลึกของผู้ที่ถูกคัดเลือก ถึงแม้ว่าจะมีช่วงทดลองงาน 120 วัน แต่ไม่มีองค์กรไหนที่ต้องการเสียเวลาเสียเงินไปเปล่าหากผู้ที่ถูกเลือกไม่ได้เป็นไปตามที่ต้องการ ดังนั้นผู้บริหารบุคคลต้องมีจิตวิทยา การพูดและสามารถล้วงลึกถึงความคิดความอ่านของคนที่เราสัมภาษณ์นั้นได้ และที่สำคัญเรื่องหนึ่งที่ผู้เขียนแนะนำให้ต้องทดสอบทุกตำแหน่งในโรงพิมพ์คือการทดสอบการมองเห็นสี หรือที่เราเรียกกันว่าการทดสอบตาบอดสีมีจำนวนไม่น้อยที่พนักงานพิมพ์และตำแหน่งอื่นมีตาบอดสีที่อยู่ในโรงพิมพ์โดยเราไม่ทราบจนทุกวันนี้ นอกจากการสรรหาแล้วการบริหารงานบุคคลต้องดำเนินการติดตามพนักงานจนถึงวันที่พนักงานผู้นั้นลาออกและทำหนังสือเลิกจ้าง เอกสารที่เกี่ยวข้องและค่าตอบแทนทั้งจ่ายและหักคืนตามแต่ละเหตุการณ์
ความรู้พื้นฐานด้านสิ่งพิมพ์ หรืองานที่เกี่ยวข้องของบริษัทเรา เมื่อจะบริหารหรือทำงานด้านใดก็ตามต้องมีความรู้กับงานที่เกี่ยวข้องด้วย ผู้บริหารด้านบุคคลต้องทำความเข้าใจในงานขององค์กรอย่างดี เพื่อที่จะตั้งคำถามเพื่อจะรับใครสักคนเข้ามาทำงาน ถึงแม้ว่าเราจะมีการสัมภาษณ์โดยให้หัวหน้างานนั้นๆมาสัมภาษณ์ด้วยก็ตาม แต่หากเราไม่ทราบถึงหน้าที่แล้วจะสามารถตั้งคำถามได้อย่างไร หรือแม้แต่จะติดต่อประกาศกับช่องทางการสรรหา ก็ไม่อาจจะหาได้ตรงกับความต้องการ
ผู้บริหารงานบุคลากรต้องมีจิตวิทยาสูงที่สามารถชักจูง สามารถหว่านล้อมชักจูงพนักงานที่เราจะสนทนาด้วยได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีการเจรจาต่อรองที่ดี รู้จักจักหวะของการฟัง คิด และพูดให้ถูกเวลาเหมาะสมและเกิดประโยชน์ไม่เกิดผลเสีย เป็นผู้ที่เข้าใจถึงสภาพของผู้ที่คุยอยู่ตรงหน้า และสามารถสรุปประเด็นที่สนทนาและปิดการสนทนาได้ดี
ให้ความสำคัญกับการพัฒนาบุคลากร มีความสนใจเอาใจใส่เรื่องการให้ทักษะความรู้กับพนักงานทุกระดับ โดยจัดสรร วางแผน กำหนดเป้าหมายการพัฒนา รวมถึงรายงานให้องค์กรและภาครัฐทราบถึงการให้การอบรม สามารถจัดสรรหัวข้อ เนื้อหา วิทยากร ให้เหมาะสม กำหนดการการอบรม จัดสัมมนาให้ความรู้และขวัญกำลังใจกับพนักงาน รวมถึงการจัดงานตามเทศกาลต่างๆ ตามเหมาะสมเช่น วันสถาปนาองค์กร เทศกาลปีใหม่ เทศกาลสงกรานต์ เป็นต้น
จัดการด้านสวัสดิการ การจัดการสวัสดิการให้กับพนักงานทั้งที่ตามกฎหมายและตามข้อตกลงของบริษัทที่มีต่อพนักงานในสัญญาจ้าง การดำเนินการเรื่องสวัสดิการประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เงินสงเคราะห์ แรงงานสัมพันธ์ สวัสดิการด้านความปลอดภัยส่งเสริมที่ความปลอดภัย จัดการประชุมกรรมการความปลอดภัยในองค์กร และอื่นๆ ประสานงานกับหน่วยงานภาครัฐที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้อาจจะต้องคำนึงถึงความสัมพันธ์บริเวณรอบโรงพิมพ์ที่เป็นชุมชน จัดทำชุมชนสัมพันธ์ด้วยอย่างสม่ำเสมอ
จัดทำเอกสารประชาสัมพันธ์ภายใน ป้ายประกาศต่างๆ เพื่อแจ้งข่าวที่สำคัญทั้งประกาศจากผู้บริหารผู้นำ หรือแม้แต่ข่าวของภาครัฐ
จัดทำรายละเอียดการปฏิบัติงานของแต่ละตำแหน่ง เพื่อให้มีระเบียบในการทำงานกำหนดหน้าที่ชัดเจนและเป็นไปตามระเบียบข้อตกลงว่าจ้างว่าด้วยตำแหน่งนั้นๆ
ประเมินผลการปฏิบัติหน้าที่ การประเมินผลที่พบเจอกันได้บ่อยๆ คือการประเมินผลเพื่อพิจารณาการการทำงานในช่วงทดลองงาน 120 วัน และการประเมินผลประจำปี บางโรงพิมพ์ก็ประเมินผลปีละ 2 ครั้ง คือกลางปี และปลายปี แล้วนำคะแนนมาหาค่าเฉลี่ย การประเมินทั้งสองแบบนี้จำเป็นที่จะต้องแจ้งให้พนักงานทราบตั้งแต่เริ่มทำงาน และดีที่สุดคือให้พนักงานหรือผู้ปฏิบัตินั้นๆ ได้ทราบถึงหัวข้อที่ตนเองต้องถูกประเมินถือว่าเป็นเรื่องเหมาสม หากมีตัวชี้วัดเป็นตัวเลขที่วัดได้ก็ต้องแจ้งให้พนักงานทราบด้วย โดยเฉพาะการผ่านเกณฑ์ด้วยคะแนนและหลักการอย่างไร

ท้ายที่สุด ผู้บริหารงานทรัพยากรมนุษย์ควรคำนึงถึงเรื่องพื้นฐานความต้องการของมนุษย์ ผู้เขียนจะขอแจกแจงความต้องการของมนุษย์ตามทฤษฎี ดังนี้

ความต้องการด้านร่างกาย (Physiological Needs) มนุษย์ต้องการความต้องการพื้นฐานเรื่องสุขภาพเป็นอันดับแรก เหมือนที่เคยได้ยินว่าไม่ต้องร่ำรวยแต่ขอให้สุขภาพแข็งแรงก็พอ แต่ถ้ามากไปกว่านั้นมนุษย์ก็ยังต้องการความสุขทางกาย เช่น การท่องเที่ยว อาหารอร่อยๆ ได้ผ่อนคลายเช่นการนวดแผนไทย แต่สำคัญที่สุดคือ เรื่องสุขภาพ ทั้งด้านการป้องกันดูแลสุขภาพ การออกกำลังกาย การเพิ่มกำลังทางกายทางใจ รวมถึงการได้รับการรักษาขั้นพื้นฐาน เช่น สวัสดิการของรัฐที่ทำร่วมกับองค์กรคือการประกันสังคม แม้แต่บัตรทอง หรือการประกันตนเองกับประกันสุขภาพกับบริษัทเอกชน ก็นับว่าเป็นสิ่งพื้นฐานแรกที่มนุษย์ต้องการ ผู้บริหารต้องตระหนักถึงเรื่องนี้เป็นอันดับแรก
ความต้องการด้านความปลอดภัย (Safety Needs) ความต้องการต่อมาคือ เรื่องความปลอดภัยทั้งร่างกาย ทรัพย์สิน และคนในครอบครัวและคนรอบข้าง หลายหน่วยงานก็จะให้ความสำคัญกับเรื่องความปลอดภัยของพนักงาน ยิ่งความปลอดภัยในขณะทำงาน ไม่มีผู้บริหารหรือผู้ประกอบการรายได้อยากจะได้รับข่าวร้ายๆ เรื่องเกิดความสูญเสียหรืออุบัติเหตุของพนักงานในที่ทำงาน แม้แต่จะมีเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นนอกที่ทำงานกับพนักงานของตน องค์กรและผู้บริหารควรมอบความต้องการด้านนี้ให้กับพนักงาน คือการส่งเสริมให้สิทธิของภาครัฐคุ้มครองพนักงาน หรือจะมีการประกันภัยอื่นเสริมด้านอื่นประกอบด้วยก็ถือว่าเป็นสิ่งที่ดีและควรทำทั้งสองฝ่าย
ความต้องการด้านสังคม (Social Needs) ความต้องการของพนักงานที่จะมีสังคมนอกเหนือจากที่บ้านแล้ว สังคมในที่ทำงานก็เป็นปัจจัยหนึ่งที่พนักงานต้องการ โดยเป็นที่ยอมรับในสังคมเพื่อน สังคมเพื่อนร่วมงาน การจัดกิจกรรมสัมพันธ์ในองค์กรให้พนักงานได้เกิดและการสร้างความสามัคคีก็เป็นสิ่งที่ดี บางโอกาสบริษัทอาจจะจัดกิจกรรมกีฬา กิจกรรมตามเทศกาล กิจกรรมอบรมประจำปี ก็จะเสริมสร้างความต้องการด้านสังคมนี้แก่พนักงาน บางโรงพิมพ์จัดกิจกรรมให้ผู้บริหารและพนักงานได้ทำร่วมกัน เกิดความรัก ความเข้าใจระหว่างกัน เป็นภาพที่พนักงานจะไม่ลืมเลือน
ความต้องการด้านเกียรติยศชื่อเสียง (Esteem Needs) การที่คนใดคนหนึ่งได้รับการยอมรับนอกจากในสังคมพื้นฐานแล้ว สำหรับพนักงานบางคน โดยเฉพาะตั้งแต่ระดับหัวหน้างานจนถึงผู้บริหาร มีความต้องการเกียรติยศชื่อเสียงด้วยกันทั้งสิ้น เหมือนดังบางองค์กรจะให้รางวัลเป็นที่เชิดชูเกียรติยศ หรือ แม้แต่เงินทอง โบนัส และการประกาศเกียรติคุณต่อหน้าผู้อื่นก็เป็นความต้องการ ไม่ได้หมายความว่าเขาเหล่านั้นต้องการความยิ่งใหญ่ แต่เพียงต้องการการยอมรับสูงกว่ามาตรฐานคนทั่วไปเท่านั้น เราจะเห็นได้จากห้างสรรพสินค้า ร้านค้าใหญ่ๆ บางที่จะนำรูปพนักงานที่ได้คัดเลือกให้เป็นพนักงานดีเด่น และนำภาพของพวกเขาติดเพื่อให้เพื่อนผู้ได้รับทราบและเป็นตัวอย่าง อย่างที่เคยได้ยินมาแล้วว่าคนทำดีก็สมควรได้รับคำชมและรางวัล
ความต้องการมีความสำเร็จในความหวังของชีวิต (Self-Realization Needs) มนุษย์ทุกคนก็มีความหวังของชีวิต และข้อนี้เป็นที่รวมของทั้ง 4 ข้อก่อนหน้านี้ พนักงานส่วนมากก็ไม่ได้คิดว่าตนเองจะอยู่ที่นี่จะถึงวันสุดท้ายของชีวิต ที่สุดบางคนก็จะทำงานจนถึงวันที่เกษียณอายุ แต่ความคิดของพนักงานที่มีอายุไม่มากในปัจจุบันก็มีความต้องการที่จะมีกิจการเล็กๆ หรือ ตามขนาดที่เขาคิดฝันไว้ แต่ความสมหวังในชีวิตนี้ก็ยังไม่หนีไปจากความต้องการด้านร่างกายสุขภาพแข็งแรง ความปลอดภัย สังคมยอมรับ มีชื่อเสียงที่ดีกว่ามาตรฐาน รวมถึงทรัพย์สินเงินทอง ทุกสิ่งที่ได้เขียนมาก็เป็นความสมหวังในชีวิต รวมกันแล้วก็คือความมั่นคงในชีวิตนั้นเอง

สุดท้ายผู้เขียนก็จะเรียนให้ทราบว่า ความมั่นคงในชีวิตคือสิ่งปรารถนา ที่เป็นความหวังสูงสุดที่พนักงานทั่วไปพึงมีที่ได้แบ่งปันมาทั้งหมดในฉบับนี้ก็เป็นการเริ่มต้นของบทความเรื่องการบริหารจัดการโรงพิมพ์ตอนที่ 1 และผู้เขียนได้ยกเรื่องแรกที่สำคัญที่สุดเรื่องหนึ่งที่ผู้บริหารควรตระหนักถึงก็คือ การบริหารทรัพยากรมนุษย์ ปัจจุบันหลายองค์กรอยากหนีจากความยุ่งยากโดยการใช้เครื่องจักรกลทันสมัยมาแทนที่พนักงานในโรงพิมพ์โดยทันทีคงยังไม่ได้ เนื่องจากราคา เทคโนโลยี ผู้แทนขายและปัจจัยอื่นๆ อีกมากมายทำให้เรายังคงต้องจ้างแรงงาน และพนักงานระดับช่างอย่างต่อเนื่อง เพราะโรงพิมพ์ในเมืองไทยพื้นฐานมาจากธุรกิจครอบครัว ความผูกพันระหว่างคนทำงานและเจ้าของกิจการ เงินลงทุน ทำให้การจ้างงานยังคงอยู่ แต่ในทางขนานธุรกิจสิ่งพิมพ์ที่เป็นหนังสือก็ลดน้อยลงไป คงมีเหลือแต่หนังสือบางชนิดที่มีความจำเป็นเฉพาะ และธุรกิจสิ่งพิมพ์บรรจุภัณฑ์ที่ยังคงอยู่ได้ จะมีเปลี่ยนไปบ้างก็อาจจะเป็นวัสดุและวิธีการพิมพ์ ก็ยังหนีเรื่องแรงงานไม่พ้นอยู่ดี ดังนี้นผมเองในฐานะผู้เขียนบทความบริหารจัดการในโรงพิมพ์จึงหยิบยกเรื่องนี้มาแบ่งปันกัน ในฉบับหน้าผู้เขียนจะนำเรื่องที่น่าสนใจเกี่ยวกับการบริหารในด้านต่างๆ มานำเสนอกับท่านผู้อ่านต่อไปครับ